Pelo título (não muito original eu reconheço) parece mais um daqueles texto que existem aos milhares de alguém que fala de um monte de ferramentas gratuitas no qual você vai lá, dá uma olhada, não sabe muito bem como usar e acaba abandonando. Tudo bem, pode acontecer isso com qualquer um e o mesmo com você quer ler esse artigo e descobrir que não mostrei nada de aplicações novas.
Mas neste artigo, quero ir um pouco além de simplesmente falar da ferramenta, mas mostrar um pouco como eu faço no meu dia a dia, usando essas ferramentas que são gratuitas e que ajudam demais a controlar minhas atividades, melhorar a distribuição das tarefas. Por esse motivo, separei apenas 4 delas, que acho que são mais que suficientes.
Claro, existem outras opções disponíveis, você pode encontrar outras até melhores, mas foi com essas que consegui me adaptar melhor.
1. Google Agenda
Você deve estar pensando, “começou bem… sério mesmo? Google Agenda? Quem usa isso? Qual a novidade?” Bom, eu uso e muito e optei em usar o Google Agenda pois meu e-mail pessoal, é o Gmail e a empresa também (G Suite). Assim, tenho duas agendas: uma pessoal e uma corporativa. Obviamente a corporativa é a que mais uso, faz parte do meu dia-a-dia e uso para planejar reuniões e também algumas tarefas. Sim, eu coloco na minha agenda algumas tarefas, não apenas reuniões. Normalmente as tarefas que tenho prazo para cumprir e preciso travar aquele período de um determinado dia, até para que ninguém marque uma reunião naquele período.
Também deixo minha agenda visível, para que as pessoas ao tentar agendar uma reunião comigo, consigam ver quais horários estão disponíveis (infelizmente, parece que nem todos conhecem esse recurso, mas é algo muito útil, assim evita ficar perguntando se pode ou não naquele horário). Você não precisa deixar aberto o conteúdo da reunião, apenas mostrar que naquele período sua agenda está ocupada.
O recurso é bem simples de usar, basta colocar o e-mail da pessoa e se ela estiver com a agenda compartilhada, vai aparecer na própria agenda a disponibilidades e os horários ocupados em outra cor.
Também faço uso de cores, costumo identificar com uma cor diferente, o que são reuniões com clientes, reuniões internas ou apenas uma agenda com horário travado para uma atividade, assim, batendo o olho na agenda, já vejo minha programação do dia.
Na minha agenda pessoal, faço um mini planejamento da semana, se estou fazendo algum curso e também costumo colocar lembretes no dia, uma data de pagamento de alguma conta, para não esquecer dela.
Agora se você tem várias atividades ou tarefas maiores, por exemplo, em um projeto de desenvolvimento aonde a semana toda você estará realizando algumas tarefas deste projeto, a agenda não é o caminho para esse planejamento. Na agenda, coloque apenas as reuniões que terá com o cliente ou com outros times por exemplo. Para esse controle, olhe a segunda ferramenta.
Como alternativa ao Google agenda, você pode usar o Outlook, ou outra ferramenta de agendamento, mas importante que ela seja em nuvem e que você possa sincronizar com seu celular. Sem esse recurso, seu planejamento tende a não funcionar pois você precisa ter a condição de criar, alterar e visualizar seus compromissos rapidamente.
2. Trello
A segunda ferramenta que utilizo bastante é o Trello. A ferramenta permite criar quadros com cartões, onde esses cartões podem ser atividades macro que precisam ser executadas e dentro destes cartões você pode ir colocando detalhes, como sub tarefas em formato de checklist, pode definir datas de entrega destes cartões, definir marcadores e etiquetas que ajudem a identificar um agrupamento destes cartões.
Esses cartões ficam dispostos em formato de listas dentro do seu quadro, assim você pode, por exemplo, criar um quadro estilo Kanban para controlar suas tarefas.
Você pode criar uma lista com todas as tarefas que precisam ser realizadas, uma lista com as atividades em execução e outra com as atividades finalizadas. Por exemplo, se você tem uma meta de estudos no ano, poderia criar um quadro chamado ESTUDOS 2020, dentro, você cria uma lista com todos os itens ou temas que deseja estudar, outra lista com itens que está estudando e uma terceira lista com os itens que você já finalizou os estudos. Abaixo, um exemplo deste tipo de organização.
Eu uso muito para controlar minhas atividades maiores, criando listas de itens a fazer, o que está em execução, o que está aguardando alguma aprovação e assim por diante. As listas são dinâmicas, você cria da forma que quiser.
Pensa em seu projeto de desenvolvimento por exemplo, você tem uma lista de funcionalidades (backlog), conforme elas entram para serem desenvolvidas você muda para a lista Em Execução, quando prontos, muda para a lista de Pronto. Viu uma semelhança com Scrum ou Kanban? O Trello é uma boa ferramenta para montar o seu quadro Scrum ou quadro Kanban e ainda pode compartilhar com outras pessoas (tem um limite para a versão free, claro, mas dá para começar).
3. OneNote
A terceira ferramenta que utilizo é o OneNote. Uso ele como se fosse uma espécie de bloco de notas e o uso na nuvem, sendo assim posso acessar do computador ou celular, independente de onde esteja.
Ele serve para mim para anotações rápidas, lista de compra, um site que achei legal mas não quero deixar nos favoritos. As vezes você tem uma ideia, quer anotar em algum lugar, acaba anotando em um arquivo no bloco de notas e salvando no seu computador e depois, nunca mais acha.
Por isso passei a usar o OneNote, organizo em seções e páginas, e as anotações ficam mais organizadas e fáceis de achar. Anotar um número de uma conta, montar um plano de metas anuais, aqueles intermináveis números dos programas de pontos, e por ai vai.
A ferramenta é gratuita para quem usa o Windows10 e o app no celular também é grátis e não precisa do Office instalado como antigamente.
4. Pomodoro Timer
E por fim, outra ferramenta para ajudar nas tarefas do dia-a-dia é o Pomodoro Timer. Essa ferramenta, exclusiva para celulares, não é bem um planejador, mas é um método para você manter o foco e a concentração nas atividades. Muito usado por estudantes, esse método consiste em focar na atividade durante um período de 25 minutos e fazer uma pausa de 5 minutos entre uma atividade e outra.
O aplicativo pode ser baixado gratuitamente na Play Store (para Apple existem outras alternativas também gratuitas), mas também pode ser adquirida a versão pro, pagando uma taxa.
Nele você escreve a tarefa, aciona o timer e foco total na tarefa. Após 25 minutos, soa o alarme que indica para fazer uma pausa. Essa pausa é importante, porque depois de 30 minutos em uma atividade é normal você acabar dispersando um pouco, seu cérebro precisa desta pausa. Depois que tomar um café e esticar as pernas por 5 minutos você retoma a atividade ou iniciar a outra, conforme planejou usando as outras ferramentas acima.
Espero que essas ferramentas possam ajudar no seu planejamento diário. Existem outras ferramentas disponíveis no mercado, que substituem as que citei e também você não precisa usar todas, as vezes a agenda + Trello resolvam seu problema, ou quem sabe o OneNote basta e não precisa do Trello.
Se você tiver outra ferramenta interessante, que seja gratuita, poste nos comentários, compartilhar conhecimento sempre é bom.